弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」の活用事例をご紹介します。

第5回　本物の電子予約台帳

ホテルや旅館は、早いサイクルでリニューアルを繰り返している。稼働率が高いほど劣化も早い上に、時流に合わせて人気のある客室を提供しなければならない。コンピュータで予約台帳を管理していると、導入時や今現在の部屋登録のままで運用しなければならないために、改装の期間は付箋に書かれてモニタの周りに貼り付けられる。予約担当者は、頭で計算しながら客室を管理しなければならない。 コンピュータシステムの導入はリースでまかなわれることが多い。５年リースが一般的である。この５年間に客室タイプや部屋数変更を伴う改装が入る確立は比較的高いといってよい。そうなると、導入時点の部屋構成のマスタ設定のままでは到底運用に耐えかねる状況になってくるのである。まずは、改装期間中の部屋数が減少する期間。その後工事が完了して新しい客室タイプと部屋数でオープンした後の期間がそれぞれ販売できる部屋数が異なってしまうことになる。１パターンしか持つことのできない予約システムやあらかじめ印刷された手書き台帳の場合は、工事期間中やリニューアル後の部屋について付箋などが貼られるのが常である。予約担当者は、通常の部屋数に付箋の部屋数を加減算して部屋数を把握しなければならない。手書き台帳はなんとかなる部分はあるが、便利なはずのコンピュータの予約システムがかえって厄介なのである。登録できる部屋情報が１パターンのみであると通常導入時点の部屋情報しか登録できない。改装中はマスタ変更してもよいが、リニューアルオープン後の予約を受け付ける際は、また、加減算である。 そこで、このようなシステム使用期間中に発生するリニューアルを考慮して設計されているのが、「ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*」である。有効日付と新しい客室マスタを登録しておくことができる。工事期間中の部屋数が減少する期間、リニューアル後の部屋数を正確に登録できるので、頭で計算しなくても残室数の確認が素早い。画面さえ表示すれば、予約を受け付けてよいかどうか判断できるので、ベテランの予約係に確認しなくてもお客様にご案内することが可能となる。 そのほかにも、割と気が付かない部分で「ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*」は細かな配慮がなされている。そのひとつが顧客情報に登録される電話番号だ。時代はあまりの速さで移り変わり、前回システムを導入した５年前とは様変わりしている。携帯電話の普及や固定電話を持たない若者や単身赴任者。携帯電話番号の再利用サイクルの短縮化など、当日を迎えるまでの唯一の連絡方法である電話番号に関わる状況は激変した。 それでも安心して使えるのが「ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*」である。１個人に登録できる電話番号の数は制限が無い。桁数も携帯電話やＩＰ電話番号なども十分考慮されている。しかも驚くべきことは、区切り文字である「−」（ハイフン）や「（　）」（括弧）などの位置が変更になってもヒットすることである。このところオプション機能でありながら、ほぼ同時に導入されるＣＴＩ機能では威力を発揮する。登録時は、お客様が区切りながら伝えるので、次回案内するときも言いやすいように区切り文字が登録されるケースが多い。しかしＣＴＩ機能で送られてくる電話番号は区切り文字無しで連続している。それでも正しく検索して電話を掛けてきたお客様を表示してくれるのである。 こうして、正確な予約台帳とＣＴＩ機能を活用してワンランク上の予約受付を実現しているホテル旅館が増えてきている。 *Escort ： Conseilの旧バージョン [ 活用されていた機能 ] ■合併住所自動更新機能 ■全国電話帳検索機能 ■全国旅行業者毎月更新機能

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